Los portavoces son fundamentales en todas las empresas e instituciones, sea cual sea la dimensión de estas. Que estos portavoces estén formados en comunicación resulta, incluso, más importante. ¿Crees que los empresarios son conscientes de ello?
Las compañías tienen que estar preparadas para mantener una línea de comunicación coherente, acorde con sus valores corporativos y con el mensaje que se intenta transmitir en cada momento. Por eso, existe la formación de portavoces, que no se limita a la parte “física” de la comunicación (postura, tono, pronunciación), sino que va más allá centrándose también en los mensajes a transmitir.
En los últimos tiempos hemos vivido numerosos discursos importantes y declaraciones de empresarios ante los medios de comunicación. Aunque muchos parezcan improvisados, lo cierto es que cada vez más empresas apuestan por recurrir a una agencia de comunicación y a expertos en marketing para definir una estrategia en sus declaraciones y para no dañar la imagen de las compañías por una “mala palabra” o un “mal gesto”.
¿Qué debemos tener en cuenta a la hora de formar a los portavoces de las empresas?
En Brand Comunicación, cuando asesoramos a nuestros clientes respecto a este tema, establecemos unos puntos básicos, de acuerdo a la estrategia de comunicación y de marketing de cada empresa, del sector y de la situación del entorno.
- Escoger al primer portavoz y establecer un rango con las otras personas que podrían llegar a intervenir si se diese el caso. El portavoz no tiene por qué ser necesariamente el director general, sino que puede ser el director de marketing, la directora de relaciones institucionales, el director comercial… Obviamente, es fundamental valorar quien de ellos tiene más facilidad de palabra, mejor presencia física y más empatía hacia los periodistas y ciudadanos.
- Seleccionar los mensajes clave a comunicar. Antes de una comparecencia o rueda de prensa, el responsable de hablar a la prensa y medios de comunicación, deberá reunirse con su agencia de comunicación y marketing para esclarecer los puntos clave a transmitir. Estos mismos puntos se podrían recoger posteriormente en una nota de prensa para enviar a los medios.
- La imagen que se transmite importa tanto como lo que se dice. Por eso, es importante ofrecer un aspecto cuidado y discreto, por ejemplo, a la hora de escoger la vestimenta. En esta decisión influye mucho el contexto en el que se vayan a dar las declaraciones. Un ejemplo cercano de mala gestión de la vestimenta a la hora de ofrecer unas declaraciones, lo protagonizó Melania Trump, cuando al visitar a los afectados en Texas por el huracán Harvey, se decantó por unos zapatos de tacón “stilettos”.
- El portavoz escogido tiene que ser capaz de utilizar un lenguaje sencillo y comprensible para la gran parte de la población. No se deben utilizar palabras técnicas, y se debe apostar por frases breves, por poner ejemplos y hacer comparaciones.
- Cuando se hace una declaración ante medios de comunicación, sea una rueda de prensa convocada, o unas palabras “a pie de calle”, el portavoz debe tener un background y conocer a los periodistas para los que va a hablar. No es lo mismo dar una rueda de prensa sabiendo todo lo que se ha dicho de la empresa y del portavoz que hacerlo sin tener conocimiento de esto. Por eso,es fundamental la labor de una agencia de comunicación, para recopilar todos los comentarios que se han hecho de la compañía, analizar si son positivos o negativos y a partir de ahí realizar una estrategia de comunicación. En esta estrategia de
comunicación, estará implícito el análisis de los periodistas, sus opiniones respecto al tema de la rueda de prensa, etc. Esto ayudará al portavoz a ser más efectivo en sus comunicaciones y a transmitir mejor y con más tranquilidad lo que quiere decir.
- Las redes sociales de la compañía son fundamentales. Antes de comparecer públicamente es importante anunciar que un representante de la empresa hablará ante los medios de comunicación. De esta forma, alguna persona puede comentar y valorar, anticipando incluso preguntas que se podrían realizar más tarde. Es una forma de ir más preparado y sondear el ambiente.
Por otra parte, mientras está hablando el portavoz, el community manager debe recoger las frases más importantes de su discurso. Si previamente se han establecido las frases clave, la persona responsable de las redes sociales puede incluso tenerlas apuntadas por si necesita publicarlas de forma rápida y sin faltas de ortografía, con los hastags adecuados, etc
Asimismo, tras las declaraciones, es importante hacer una valoración en social media y responder a las preguntas que se puedan plantear en redes sociales.
Es decir, la función del portavoz es importante, pero combinada con una buena estrategia de relaciones públicas, marketing, redes sociales, protocolo, etc
- Uno de los aspectos que se cuida menos cuando hablamos de comparecencias públicas en el mundo empresarial (que no en el mundo político), es el lenguaje corporal. Si bien es cierto que a las personalidades públicas y políticas se les insiste mucho en el tema de comunicación no verbal, en la comunicación empresarial y política todavía queda mucho por hacer. Y sin embargo es importante, incluso, cuando un empresario se dirige hacia sus empleados en una convención o en una reunión más reducida.
En lo que a comunicación no verbal se refiere, debemos cuidar la mirada y el contacto visual. Por otra parte, la sonrisa debe ser sencilla, pero de alta intensidad para transmitir calor y confianza. Además, nunca se deberían cruzar los brazos y las piernas, ya que muestran una actitud negativa y timidez.
Por supuesto, estos son solo algunos de los puntos principales. La comunicación de portavoces va mucho más allá. Por eso, trabajar conjuntamente entre la empresa y la agencia de comunicación ayuda en todos los aspectos y a seguir una estrategia trabajada y efectiva. ¿Te ayudamos?
