¿Te suena?
Inscripciones que se disparan, proveedores con tiempos límite, ponentes con agendas imposibles, acreditaciones, cambios de última hora… Cuando el día del evento llega, o tienes un sistema, o el sistema te pasa por encima.
Ese sistema es la secretaría técnica.
Lo importante no es “hacer un evento”, es que todo funcione
La secretaría técnica es la arquitectura que sostiene el congreso:
- Inscripciones y acreditaciones sin colas ni cuellos de botella.
- Invitaciones, control de confirmaciones, mailings y web del congreso bajo un mismo flujo.
- Coordinación de ponentes (viajes, horarios, presentaciones, necesidades técnicas).
- Atención a asistentes (hoteles, cenas, traslados, acreditaciones, incidencias).
- Gestión de proveedores y contratos (espacios, catering, audiovisuales, traducción, señalética).
- Control de salas y escenarios (pruebas, iluminación, microfonía, showflow, timings).
2025–2026: Tendencias que no puedes ignorar
- Eventos medibles: no vale “salió bien”. Se miden embudos, participación, satisfacción y costes por objetivo.
- Personalización útil: menos bolsa genérica, más welcome packs y kits personalizados que se usan y recuerdan.
- Sostenibilidad práctica: merchandising útil y sostenible, proveedores cercanos y materiales responsables.
- Coherencia de marca: del microcopy del email de confirmación a la pieza de cierre en escenario.
- Operación sin fricciones: procesos claros, checklists vivos, responsables definidos. La creatividad suma; la operativa decide.
Donde el asistente dice “qué bien organizado” (y el equipo respira)
Diseñamos la experiencia pensando en la persona que hace la cola, que busca su sala, que necesita un cable HDMI, que llega tarde al panel:
- Welcome packs para congresos que aportan valor real.
- Material promocional para ferias y congresos que no acaba en la basura.
- Regalos de empresa con valor y detalles corporativos personalizados.
- Kits para eventos corporativos por perfiles: staff, ponentes, VIP, patrocinadores.
- Presentaciones y creatividades on-brand, ajustadas en tiempo real por nuestro equipo de diseño gráfico.
¿Por qué externalizar la secretaría técnica (y no “tirar con lo que hay”)?
- Tiempo: tu equipo se centra en contenido, partners y objetivos.
- Calidad: procesos probados; menos riesgo, menos costes ocultos.
- Velocidad: red de proveedores de material promocional para eventos y producción que responde.
- Coherencia: servicios de comunicación y branding para empresas integrados con la operación.
- Escalabilidad: de 150 a 1.500 asistentes sin rehacer el sistema.
Qué entregamos (claro y directo)
- Plan operativo con responsables, timings y protocolos.
- Arquitectura de inscripción y acreditación (UX + onsite) con invitaciones, confirmaciones y mailings coordinados.
- Gestión integral de proveedores y control de costes, incluidos contratos y SLAs.
- Producción y logística en sede (montaje, pruebas, showflow, coordinación de cenas y actos paralelos).
- Branding y comunicación: emails, presentaciones, señalética, piezas y merchandising corporativo.
- Métricas y cierre: asistencia, satisfacción y lecciones aprendidas.
FAQs rápidas (para decidir hoy)
- “Ya tenemos equipo interno” → Perfecto. Nosotros lo hacemos productivo: procesos, picos de trabajo y proveedores.
- “El presupuesto es ajustado” → Hacemos que rinda: priorizamos impacto y eliminamos gastos que no suman.
- “Queremos sostenibilidad real” → Seleccionamos merchandising sostenible y diseñamos logística con criterio.
- “Necesitamos ROI” → Definimos KPIs antes, medimos durante y cerramos con datos accionables.
Si buscas agencia para organización de eventos corporativos (que piensa como operación y actúa como marca)
Somos Brand Comunicación: empresa de producción y logística de eventos con agencia de comunicación estratégica para marcas bajo el mismo techo.
Diseñamos, producimos y coordinamos congresos que funcionan: sin fricciones, con marca y con métricas.
Hablemos de tu congreso
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